2019. december 5. csütörtökVilma
EUR = 4.7764 RON
USD = 4.3067 RON
HUF = 1.4437 RON
GDP-növekedés = 4,0%
Átlagbér = 3075 lej (nettó)
Munkanélküliség = 3,8%
BET = 9,961.05(0.13%)
Infláció = 3,40%
Alapkamat = 2,50%

Miért szenvedünk folyton időhiányban? Egy üzleti mentor tanácsai

Kosza Aliz utolsó frissítés: 11:51 GMT +2, 2019. január 22.

Kosza Aliz foglalta össze, mit tett azért, hogy hatékonyabban kezelje az idejét.


Korábban én is szenvedtem időválságban. Különösen a kilencvenes évek elején, amikor multinacionális vállalatoknál kezdtem dolgozni. A menedzseri karrierem elején voltam, nem létezett internet, mobiltelefonról nem is beszélve. A feletteseimnek faxon (a Postáról) küldtem a jelentéseimet, a rövidebb üzeneteket pedig Pagerrel. Vezetékes telefonon beszéltünk.

Annak ellenére, hogy az információ nem a ma megszokott sebességgel száguldott, sikerült csúcsteljesítményt nyújtanom, tudtam időt szánni saját magamra, az utazásaimra, sportra, zenére és olvasásra. Időt a szenvedélyeimre, időt a lelkemre. Mindezt annak köszönhetően, hogy nagyon hamar tudatosítani tudtam magamban, hogy az idő nem csupán egy dimenzió, hanem egy eszköz, erőforrás is. És mint ilyen, ha helyesen kezeljük, minőséget hoz az életünkbe.

Elmondhatom, hogy - ebből a szempontból - szerencsésnek tartom magam, hiszen mindig szabad ember voltam, aki jól kezelte az idejét. Szakmai karrierem közel 40 évében viszont, de különösen az elmúlt 6 esztendőben, amikor üzleti mentorként dolgoztam, szomorúan vettem tudomásul, hogy a vezetők legnagyobb kihívását (minél magasabban helyezkednek el a vállalati hierarchiában, annál inkább) még mindig az idő hiánya képezi.

Amikor az emberek az időgazdálkodásról beszélnek (a menedzserekre gondolok), akkor igazából azt szeretnék elérni, hogy minél kevesebb idő alatt minél több dolgot tudjanak csinálni, de ami különösen fontos: stresszmentesen.

Miért nincs ideje a vállalkozóknak?

A vállalkozóknak azért nincs idejük saját magukra, mert a vállalkozásuk az életük. Összeforrtak a saját vállalkozásukkal, szimbiózisban élnek vele és mindent feláldoznak érte. Abban a 47 projektben, amelyben mentorként részt vettem, azonosítottam néhány olyan közös tényezőt, amelyek elnyelik a vállalkozók idejét, függetlenül a vállalkozás méretétől:

  • A kontroll iránti igény: a túlzásba vitt kontroll a legnagyobb “időzabáló”. Ugyanakkor maga után vonja az úgynevezett mikromenedzsmentet is, vagyis a kevésbé fontos, apró dolgok kezelését, amit a feladatok delegálásának teljes hiánya okoz.
  • A vonakodás attól, hogy náluk jobb embereket alkalmazzanak: a legtöbb  vállalkozó nem fektet a minőségi és kompetens emberekbe, sokkal inkább a “hűségbe és a jóérzésbe”.
  • Az emberek iránti bizalom hiánya: egy balkáni jellegzetesség, amit nagyon nehéz leküzdeni.
  • A vállalkozói előjog és a kompetencia közötti zavar: a vállalkozóknak az a benyomásuk, hogy ők mindent tudnak, így multifunkcionalitással kapcsolatos elvárásokat állítanak fel saját magukkal szemben azáltal, hogy olyan tevékenységekben és folyamatokban vesznek részt, amelyekhez egyáltalán nem értenek.
  • Az üzleti kultúra hiánya: a vállalkozók többségének az az érzése, ha elmennek szabadságra, vagy nincs a kezükben egész nap a telefon, akkor a vállalatuk össze fog omlani. Ennek az az oka, hogy teljesen mellőzik azokat a minimális menedzsment eszközöket, amelyek lehetővé tennék az átláthatóságot és a vállalkozás feletti kontrollt közvetlen beavatkozás nélkül is.
  • Túlzott elérhetőség: “az irodám ajtaja mindig nyitva áll mindenki számára” vagy “bármikor felhívhatnak telefonon”.
  • A vállalat iránti szenvedély: ami tulajdonképpen inkább egy “menekülés” valami elől, egy állandó kényszer arra, hogy elfoglaltak, hiperaktívak legyenek. Ennek a megnyilvánulásnak gyakran személyes kudarcok állnak a hátterében, illetve az az illúzió, hogy a vállalat az egyetlen dolog, amiért élniük érdemes.

Kosza Aliz

Miért nincs ideje a menedzsereknek?

  • A “határidőre szállítandó” feladatok iránti megszállottság: az ego, a megerősítés és a perfekcionizmus iránti vágy, valamint az érzelmi intelligencia hiánya okozzák.
  • Halogatás: a feladatok elvégzésének késleltetése, az utolsó pillanatig történő elnyújtása.
  • Képtelenek prioritizálni: a kevésbé fontos és a vállalatra jelentős hatással bíró dolgok között.
  • Mikromenedzsment: a feladatok megfelelő szintű delegálásának hiánya.
  • A saját magával szembeni tisztelet hiánya: siránkoznak miatta, de nem tesznek semmit azért, hogy kikerüljenek azokból a stresszes helyzetekből, amelyeket saját maguk hoztak létre és táplálnak. Ehhez kötődik az is , hogy képtelenek “NEM”-et mondani vagy visszautasítani.
  • A feladatra való alkalmatlanság: tehetségmenedzsmentnek nevezzük a területet, amely ezzel foglalkozik. Ha az alkalmazott nincs a megfelelő beosztásban és nem a tehetségének, valamint a hozzáértésének megfelelő feladatokat kap, akkor a termelékenysége jelentősen visszaesik, ez a helyzet ráadásul a stressznek is kedvez (pedig tudjuk, hogy a laza, fesztelen emberek a leghatékonyabbak).
  • Önkárosítás: nem tart szünetet étkezésekre, nem tart megfelelő szüneteket a feladatok és a tevékenységek között és “gyűlésmániás”.

Tudom, hogy nagyon-nagyon keményen hangzik (és mélyen pszichológiai kérdés), de a fentebb felsoroltaknak van egy közös kiváltó oka: a személyes egyensúly hiánya. Azok a személyek, akik nem tudják elérni ezt az egyensúlyi állapotot, ami többek között a munka és a pihenés közti egyensúlyt is magába foglalja, egész életükben az idejükkel fognak küzdeni, a hatékonytalanságuk és a kudarcuk pedig adott ponton egzisztenciális válsággá is válhat.   

A leadership titka egyébként is (és ezt minden konferencián vagy kurzuson elmondom) az egyensúly. Ha egyensúlyban vagyunk önmagunkkal, akkor képesek vagyunk az általunk vezetett szervezetet is egyensúlyban tartani, időt felszabadítani saját magunk és mások számára is, hogy úgy élhessük az életünk, ahogy kell.

Hogyan tudtam elérni, hogy hatékonyan kezeljem az időmet?

Pragmatikus menedzserből átalakító vezetővé (transformational leader) fejlesztettem magam (10 évembe telt). Megtanultam és begyakoroltam, hogy:

  • Az energiaszint sokkal fontosabb, mint az idő, hiszen a hatékonyság nem a nagyobb időráfordítással növekszik, hanem az energiaszintünk által.
  • Minden reggel szánjak egy órát kizárólag magamra (jóga, tornagyakorlatok).
  • A valóban fontos és jelentős hatással járó dolgokra összpontosítsak, és egyszerre csak egy dologgal foglalkozzak.
  • Olyan emberekkel vegyem magam körül, akik jobbak, tehetségesebbek nálam, és átadjam nekik azokat a feladatokat, amelyek illenek hozzájuk.
  • Tanulmányoztam és megtaláltam azokat az idősávokat, illetve napokat a hét folyamán, amikor az energiaszintem a legmagasabb (általában nem tartottam meetingeket reggel): például a Fabryónál töltött utolsó két évemben mindössze 3 napot dolgoztam hetente, mégis sokkal hatékonyabb voltam, mint akkor, amikor 7-ből 7 napot dolgoztam.
  • Megtanultam gyakori szüneteket tartani az elmém pihentetése céljából, és betartani az alvási időt, az étkezési időpontokat és a szabadságokat.
  • Megtanultam visszautasítani: tisztában vagyok azzal például, hogy nem tudok évente 4 projektnél többet vállalni, így NEM is vállalok ennél többet. Függetlenül attól, hogy mennyi pénzt kínálnak, vagy mennyire sürgős az ügyfélnek.
  • Azt is megtanultam, hogy soha ne halogassak, mert tudom, hogy soha nem lesz olyan, hogy megfelelő időpont.
  • Hogy mindig inkább azt csináljam, amihez kedvem van és amihez jobban értek, a többit delegálom másoknak.
  • Olvastam valahol a Pareto-elvnek az üzleti életben, az időmenedzsmentben való alkalmazásáról. Tudnotok kell, hogy tényleg működik. A kérdés az, hogy a munkával töltött időtök mely 20%-a termeli a profit 80%-át? (Főként a vállalkozóknak ajánlott kérdés.)
  • Szabadság: mindig is szabad ember voltam, most is az vagyok és az is maradok. Vagyis, a saját életem vezére vagyok és tisztelem önmagam.

Vagyis, személyes tapasztalatom szerint ahhoz, hogy “legyen” elég időnk és hatékonyabbá váljunk, energia és koncentráció szükséges. Az optimális energiaszint segít, hogy arra koncentráljunk, ami igazán fontos és hatékony. Ez az energia viszont a saját belső egyensúlyunkból származik, ami lehetővé teszi, hogy a saját magunk urai legyünk, nem pedig a vállalkozásunk, “másvalaki” vagy a társadalom rabszolgái.

Ha tetszett a cikk, lájkold a Pénzcsinálókat!

vélemény